Comprendre la facturation électronique PEPPOL en 4 minutes !

La facturation électronique devient un enjeu incontournable pour les entreprises belges, notamment avec l’arrivée de l’obligation légale dès janvier 2026. Vous êtes encore habitué à envoyer des PDF par e-mail ou à utiliser un fichier UBL ? Cet article vous explique comment vous préparer à cette transition et pourquoi adopter la facturation électronique est un avantage pour votre entreprise. 

Qu’est-ce que la facturation électronique PEPPOL ? 

Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un système standardisé permettant l’envoi de factures électroniques structurées entre entreprises. Contrairement aux fichiers PDF, souvent utilisés mais non conformes, les factures PEPPOL sont lisibles automatiquement par les systèmes comptables des entreprises, facilitant leur traitement sans erreur humaine. 

Qui est concerné ? 

À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises B2B en Belgique devront adopter la facturation électronique via PEPPOL. Cela signifie que toutes les entreprises enregistrées à la TVA devront envoyer leurs factures sous un format électronique structuré, quel que soit leur chiffre d’affaires. En revanche, pour les transactions B2C (entreprises vers consommateurs), l’obligation ne s’appliquera pas encore, bien que l’usage de formats électroniques puisse être recommandé pour améliorer l’efficacité. 

Entreprises déjà soumises à l’obligation avant 2026 

Certaines entreprises sont déjà soumises à l’obligation de facturation électronique avant la date limite de 2026, notamment celles qui travaillent avec le secteur public (B2G). Depuis mars 2024, les entreprises soumises à des contrats publics de plus de 3 000 euros doivent déjà utiliser la facturation électronique via PEPPOL.  

Si vous êtes concerné, il est donc essentiel de vérifier que votre système de facturation est compatible avec ces exigences. 

Pourquoi ne pas attendre la dernière minute ? 

Même si l’échéance de 2026 semble encore loin, il est fortement déconseillé d’attendre le dernier moment pour se conformer. Voici pourquoi : 

• Compatibilité logicielle : Vérifiez dès maintenant si votre logiciel de facturation est compatible avec PEPPOL. Si ce n’est pas le cas, un changement sera nécessaire. 

• Transition anticipée : Les périodes proches de l’échéance verront un grand nombre d’entreprises chercher à se mettre en conformité. Cela risque de générer des retards et une demande accrue, entraînant des coûts plus élevés et des délais de mise en place plus longs. 

• Eviter la précipitation : Une transition informatique faite en urgence est rarement optimale. Il est toujours préférable de migrer vos systèmes dans des périodes normales afin de garantir une adaptation en douceur. 

Comment envoyer ou recevoir une facture électronique ? 

Chez atepi, nous simplifions ce processus pour vous. L’envoi d’une facture électronique via PEPPOL se fait en un seul clic, comme si vous l’imprimiez. Une fois la facture prête, vous n’avez qu’à sélectionner l’option d’envoi électronique, et atepi s’occupe du reste. Vos factures sont envoyées dans le format PEPPOL-BIS directement à votre client, sans intervention manuelle. 

Pour la réception des factures, atepi gère également tout. Elles arrivent automatiquement dans une boîte de réception dédiée au sein du logiciel, prêtes à être lues et enregistrées dans votre comptabilité sans effort supplémentaire. 

Comment fonctionne le flux d’une facture électronique avec atepi ? 

Lorsque vous envoyez une facture via atepi, celle-ci est immédiatement transmise via le réseau sécurisé PEPPOL, où elle est acheminée vers le système ERP de votre client. Ce dernier peut alors la traiter automatiquement, sans intervention humaine, et l’intégrer directement dans ses comptes. 

Atepi vous garantit un flux de facturation fluide et conforme, tout en assurant la sécurité des transactions et un accès facilité pour l’ensemble des acteurs concernés. 

Pourquoi choisir atepi ? 

Atepi est la solution ERP idéale pour les entreprises cherchant à se conformer aux nouvelles obligations de facturation électronique. Non seulement atepi vous permet d’envoyer et de recevoir des factures électroniques facilement, mais il accompagne également votre croissance sans vous limiter. Démarrez sur une base solide, simple et évolutive grâce à atepi, tout en étant assuré d’être prêt pour les échéances de 2026. 

Ne perdez pas de temps ! Contactez-nous pour une démonstration gratuite et découvrez comment atepi peut vous accompagner facilement dans cette nouvelle ère de facturation.